Planlæg bedre – og få flere timer i døgnet

Du kender helt sikkert til fornemmelsen af, at tiden altid er knap.

En af årsagerne til, at dagen føles for kort, er, at vi ofte laver alt for stramme tidsplaner, fordi vi synes, vi skal være effektive. Når vi nu så gerne vil nå det hele på den halve tid, så kan det være svært at få dagligdagen til at hænge sammen. Sætter vi så det sammen med de høje krav vi ofte stiller til os selv, samt omverdenens krav, ja så er vejen til stress ikke lang.

Jeg hører ofte denne bemærkning ”hvis der nu bare var 48 timer i døgnet…””. Ja hvad så? Hvad hvis du havde den dobbelte tid til rådighed, hvad ville du så bruge den ekstra tid til?

Der findes mange metoder til, hvorledes man kan minimere følelsen af at være bagud og i stedet være på forkant med tiden. En måde er ved at tydeliggøre, hvad det egentlig er, man bruger tiden på. En anden er ved at strukturere sin dag bedre, således at man kan være mere effektiv, når det virkelig gælder.

Øvelse der hjælper til at finde flere timer i døgnet

Har du lyst til at få mere tid til det du virkelig gerne vil, så find papir og blyant frem og prøv at svare på følgende spørgsmål:

Hvordan ser mit daglige skema ud nu?

Du skal skrive alt ned lige fra studie, opgaver, arbejde, tv, venner m.m. Helst så specifikt som muligt, så skriv gerne timeantal ned pr. dag. Hvis du er tilbøjelig til at kigge tilbage på en uge og tænke ”hvor blev tiden af”, kan det være en god idé i en uge at skrive alt ned, du foretager dig. Det giver dig et bedre overblik over din effektive tid og din ”spild” tid.

Hvad vil jeg gerne have mere tid til, og hvorfor? 

En god ide er også at notere, hvor lang tid du behøver til det, du nu engang ønsker at få mere tid til. Efterfølgende skal du prioritere listen, så det der er vigtigst for dig står øverst osv.

Hvor skal der skæres ned? 

Ved at sammenligne de to lister kan du få et billede af, hvilke områder du må skære ned på, for at få mere tid til det du gerne vil. Såfremt det er svært at vælge fra, så spørg dig selv: Hvad giver det mig at beholde emnerne fra min ”gamle liste” i forhold til at bytte det ud med et af emnerne fra min ”nye liste”. På den måde lærer du at finde ud af, hvad der er vigtigst for dig lige nu. Du bliver afklaret med, hvad dine tilvalg/fravalg giver dig, og det gør det lettere at tage en beslutning og have det godt med det.

Måske kan ovenstående lille øvelse være nok til, at du får mere overblik over din tid, ellers kan næste skridt være at se nærmere på, hvorledes du strukturerer din hverdag.

Disponer din tid

Vi undervurderer ofte længden af opgaver, samt vores egne evner og kapacitet. Erfaringen er at man realistisk set kun kan disponere over 60% af sin (arbejds-) dag. 20% går med uforudsete opgaver, problemer der skal håndteres, afbrydelser af tlf. og resten er reguler spildtid, eksempelvis forsinkelse i trafikken, pc går ned osv. Denne model: 60:20:20 kan bruges i din generelle disponering af dagen/ ugen etc.
Du bør også kigge på, hvorledes du disponerer dine planlagte opgaver. Vælger du de vigtigste først, eller vælger du i stedet de mindre betydningsfuld opgaver, som er lette at gå til? Er der et mønster for, hvilke opgaver du rent faktisk får løst og dem du bliver ved med at skubbe til side? Konsekvensen ved at vælge de mindre vigtige opgaver kan være, at du øger din frustration (fordi du tænker på de mere betydningsfulde opgaver, der ligger og venter), du drænes for energi, en negativ spiral opstår, og stressen melder sig.

Strukturer din dag

Er du et A- eller et B-menneske? Vi har alle forskellige dagsrytmer, nogle står op med fuglene og er super friske den første halvdel af dagen, imens andre
har mest energi sidst på dagen. Afhængig af din døgnrytme så planlæg de vigtige opgaver i forhold til hvornår du ”peaker” energimæssigt. Når du er frisk, er der større chancer for at være effektiv og derved bruge mindre tid på den enkelte opgave.

Minimer udefrakommende “støj”

Hver eneste gang man sidder fordybet i en opgave og bliver afbrudt, mister man koncentrationen, og det kræver ekstra tid såvel som energi at komme tilbage igen. Har du brug for at arbejde koncentreret, er det derfor en god idé at gøre følgende: Sluk din telefon, der er som regel ikke noget der haster mere, end det kan vente et par timer. Luk din mail ned, man er tilbøjelig til at miste fokus så snart man høre det lille ”bip” eller ser, der står og blinker ”you got mail”.

Hold fokus

Koncentrer dig om én opgave af gangen. Hjernen har lettest ved at fokusere på en ting af gangen, så afslut en opgave, før du går videre til den næste.
Selv med god planlægning og ingen afbrydelser vil koncentrationsevnen langsomt falde. Hjernen har også brug for et hvil, så lyt til din krop, og tag en pause i ny og næ.
Stræk dig, drik et glas vand etc. Klassisk koncentrationsteori siger, at de fleste kun kan koncentrere sig om en specifik opgave i ca. 45 minutter. Så ofte vil man kunne arbejde længere ved undervejs at holde små pauser i forhold til at arbejde i et langt ryk.

Så snart du begynder at strukturere din tid mere effektivt vil du opdage at du har meget mere tid til det du gerne vil. Det vil føles som om du har 48 timer i døgnet – næsten 🙂

Forandringen kan tage tid, men første del af den starter allerede i dag. Nu har du jo brugt tid på at læse denne blog. Så vil det da være synd ikke at føre det igennem og lave øvelserne også. Du skulle jo nødig “gå” herfra og føle at du har spildt din tid?