Kunsten at vinde mere tid – med tidsstyring

Få tiden til at arbejde for dig

Der er aldrig tid nok. Den kender de fleste nok. Vi vil mere, end der er timer i døgnet til. Omvendt oplever mange også, at de burde kunne nå det, der står i deres kalender. Det kan komme som en enorm skuffelse, når man alligevel ikke nåede at bruge de 20 minutter på at løbe en tur.

Vi tror som oftest, at vi råder over langt mere tid, end vi faktisk gør. Derfor kan tidsstyring være en stor fordel.

Vidste du fx, at det reelt kun er 60 pct. af din arbejdsdag, du har til rådighed til at løse de opgaver, du skal nå? Resten af tiden går med uforudsete opgaver, afbrydelser og regulær spildtid.

Hvordan du betragter tiden har også enorm betydning for, hvordan du disponerer over din tid. Der findes tre måder, vi hver især kan anskue tiden på: Kvantitativt, kvalitativt eller kinæstetisk.

Det kan også være, at du bruger al din tid og energi på at tænke. Din mentale energi måles i din evne til at fokusere. Det betyder både at fokusere på en arbejdsopgave, men også at give helt slip derefter. Igen er der – som med de andre energiformer – tale om en vekslen mellem aktivitet og restitution. Problemet kan lige nu være, at du tænker alt for meget. Det at tænke bruger en meget stor mængde energi og er måske grunden til, at du sommetider føler dig totalt udmattet, selv om du har siddet stille hele dagen. Hjernen repræsenterer ca. 2 pct. af kropsvægten for en normalvægtig, men sluger 25 pct. af den ilt, du indtager.

Mine klienter fortæller gang på gang at de får deres bedste ideer, når de er ude at løbe, i toget på vej til arbejdet eller i brusebadet. Ønsker du gode ideer, er det altså en rigtig god ide ikke at sidde og tvinge dem frem ved at tænke dig til dem, men i stedet at foretage dig noget, der giver tankerne frit flow. Når du giver slip på at tænke, kommer de positive og kreative tanker til dig.

Problemer med tid hænger ofte sammen med manglende balance mellem dine ressourcer, mål, planlægning og måden, du bruger tiden på. Du skal kende dig selv og hvilke personlige ressourcer, du kan benytte for at nå dine mål. Det er også vigtigt at vide, hvordan du undgår at dræne dig selv på vejen mod målet – altså undgå at forsøge at nå det hele på den halve tid. Måden, du styrer din tid på, er en direkte konsekvens af dine ressourcer, dit mål og måden, hvorpå du organiserer indsatsen.

Der er kun 24 timer i døgnet, selv om vi til tider ville ønske os flere. Vi kan ikke ændre på tiden, men vi kan ændre på den måde, vi administrerer og prioriterer vores tid. Så er du en af dem, der gerne vil føle, at der er mere luft i kalenderen, at tiden ikke løber fra dig, og at stressniveauet er lidt mindre, så er der her et par gode tips til hvordan du kan vinde mere tid i hverdagen – og samtidig få mere tid til de sjove ting.

Vær effektiv

At være effektiv handler om at skabe genvej til at opnå sine mål – men ikke at springe over, hvor gærdet er lavest. Nøglen til at være effektiv ligger i at skabe sammenhæng og konsekvens mellem vores mål og handlinger – mellem at gøre det rigtige og gøre det rigtigt. For at gøre ting rigtigt skal der revideres i den vanetænkning, som styrer vores daglige handlinger. Vi må vurdere, hvad der er rigtigt at gøre fremover, og hvilke vaner og handlinger vi skal slippe for at gøre det rigtigt.

Tanker, ord og handlinger skal være i balance

Hvis man bliver ramt af stress, så påvirker det ens evne til at styre tiden. Vi bruger den ikke fornuftigt, kommer bagud og kritiserer os selv bagefter. Det gør os bare mere stressede, og den onde spiral er begyndt.

Følelsen af at miste kontrollen er en stor stressfaktor. Det kan både komme udefra, eksempelvis på grund af andre menneskers dårlige planlægning. Men det kan også komme indefra, hvis der er store forskelle mellem, hvad vi tænker, hvad vi siger, og hvad vi gør.

Vores tanker kan være: ”Tiden løber” eller ”jeg har masser af tid”. Ordene, vi siger til os selv, kan være: ”Der er ikke tid nok” eller ”jeg har al den tid, jeg skal bruge”. De handlinger, vi foretager os, kan være, at vi føler, at tiden går, og der ikke er nok af den, så vil skal skynde os. Det kan også være, at vi føler, at der er tid nok, og at vi kan tage det hele med ro.

Er der ikke overensstemmelse mellem ord, tanker og handlinger, vil det skabe en følelse af utilstrækkelighed, utilfredshed og uopfyldte behov. Derfor er det vigtigt, at disse tre er i balance. Efter en arbejdsdag lykønsker du så dig selv for alt det, du har nået? Eller bander du over det, som du ikke nåede?

Sammenhold tiden med vigtigheden

Vi lever i et samfund med masser af muligheder og derfor også uendeligt mange valg. Vi kan godt sige nej til ting eller opgaver, som vi i forvejen kan mærke, at vi ikke har lyst til. Men ofte står vi med mange ting, vi gerne vil.

Til tider står vi med to muligheder, som vi er lige motiverede for. Det kan eksempelvis være: 1. at sige ja tak til at gå ud og spise med ægtefællen, og 2. at sige ja tak til at nå deadline på en vigtig opgave, som kan være karrierefremmende. I sådanne situationer må man finde støtte i sine værdier og mål, så man kan finde ud af, hvad der er vigtigst for en, og hvilke konsekvenser det har at sige nej til hver mulighed.

Tiden deler vi ofte ind i, hvilke deadlines vi har, og jævnligt påtager vi os de opgaver, der haster, frem for dem der er vigtige, men ikke haster lige nu. Resultatet af det er, at vi febrilsk arbejder med at komme i bund med ”hastebunken” og aldrig når de vigtige opgaver.

Det er vigtigt at opnå vores mål og opfylde vores værdier. Har du værdien ”samvær med familien”, skal du måle denne værdi op mod den opgave, som du skal lave. På den måde har du bedre mulighed for at opnå din værdi.

Øvelse: Opdel dine opgaver i A-, B-, C- og D-prioriteringer

  1. Opgaver, som er vigtige for dig, og som har konkrete deadlines. Disse opgaver bør have fortrinsret.
  2. Disse er vigtige, fordi løsningen af dem bringer dig videre mod målet. Der er ingen deadline, og det er derfor, at vi udsætter dem. De kan udvikle sig til A-prioriteter. Et øget fokus på B-prioriteringerne kan give dig mere overskud.
  3. Opgaver, som har deadlines, men ikke er vigtige for at nå dine mål. Det er den type af opgaver, som du skal afslutte for, at andre kan løse deres A-prioriteter. Hvis du ikke gør det, bliver det en tidsrøver, da du konstant vil blive rykket for dem.
  4. Opgaver, som ikke haster og ikke er vigtige. Her kan mange hente tidsbesparelse. Et eksempel kan være de møder, du deltager i på dit arbejde – er de vigtige, eller deltager du bare, fordi du plejer?

Din tid skal koordineres

Spørgsmålet om timing opstår, når vi bliver nødt til at synkronisere vores tidsopfattelse med en andens – her kommet uret ind i billedet. Men den anden behøves ikke at være en anden person.

Vores krop udsætter os for et pres indefra, og omgivelsernes rytme er et pres udefra. Kroppen har sin helt egen idé om, hvordan tiden skal bruges. Den skriger efter mad, længes efter sengen og er i høj grad tilpasset bestemte tider og mønstre. Eksempelvis ændrer vores energiniveau sig i løbet af dagen. Nogle af os har mest energi om morgenen, andre om aftenen.

Uden god timing af aktiviteterne er mange planer værdiløse. Måske er det muligt for dig at gennemføre planerne, men det er ikke nødvendigt at arbejde mod strømmen hele vejen. Kunsten er at indrette arbejdsrytmen efter energiniveauet – dette bør tages med i beregningerne, når dagens aktiviteter planlægges.

Når rytmen brydes

Til tider forstyrres vi – det kan være telefonopkald, spørgsmål fra en kollega eller lignede. Vi har brug for tid til at komme tilbage i den rigtige stemning og holde fokus, hver gang vi forstyrres og mister koncentrationen. Enhver afbrydelse kræver, at vi mister energi på at tage tråden op igen, og det dræner langsomt energien fra den opgave, der skal løses. Jo flere afbrydelser, des mindre energi.

Trods god planlægning falder ens koncentrationsevne langsomt. Derfor er det vigtigt at give hjernen tid til at behandle de opgaver, du har givet den – afhængigt af tid på dagen og opgavens art. Klassisk koncentrationsteori siger, at du kan koncentrere dig i 45 minutter af gangen. Men hvis du holder korte pauser og organiserer opgaverne i en logisk rækkefølge, så kan koncentrationen vare betydeligt længere. Det ideelle er at skabe et harmonisk arbejdsklima, der i så høj grad som muligt kan komme vores individuelle biologiske rytmer.

Din ydre timing

Vi har aldrig helt kontrol over vores omgivelser, men ved en vis grad af koordination, kan vi optimere kontrollen. Vi kan ikke ændre på vejret. Men vi kan styre vores valg i forhold til opgaver og deadlines.

Spørg dig selv: Hvor vigtig er den deadline mandag morgen? Bliver din chef rasende? Føler dine børn, at du svigter dem? Nogle gange kan en misfornøjet chef mandag morgen kontra skuffede børn være bedre, selv om chefen kan virke mere afskrækkende.

Når du bestemmer, hvor stram din deadline er, så tag hensyn til dine personlige værdier, prioriteter og mål. Ved at have værdierne klart i sigte, opdager du, at mange af dine forpligtelser i virkeligheden er mere fleksible, end du tror. Du vil altså bedre kunne styre omgivelserne og dermed også din tid.

Realistisk disponering af tid: 60:20:20-modellen

Vi kan ikke forudsige det uforudsigelige, men vi kan gøde jorden, så vi ikke kastes helt ud af kurs, når det uventede sker. Vi undervurderer ofte længden af opgaver, samt vores egne evner og kapacitet – og det resulterer i stress.

Derfor er det vigtigt at være realistisk i sit tidsforbrug. Erfaringen er, at man realistisk set kun kan disponere over 60 pct. af sin dag til at gøre det, man har sat sig for – det vil sige 4,5 timer ud af en typisk arbejdsdag. 20 pct. af arbejdsdagen går med uforudsete arbejdsopgaver, problemer i børnehaven eller lignende. De resterende 20 pct. går med reguler spildtid – det kan være forsinkelser i trafikken, at computeren går ned, eller at kopimaskinen strejker.

Dette kaldes for 60:20:20-modellen, og den kan bruges i din generelle disponering af arbejdsdagen, ugen, måneden eller året. Prøv at tjekke din næste uges kalender: Er tre dage allerede fyldt op, så er det på tide, at du ikke disponerer flere opgaver eller møder i den uge.

Det kan være skræmmende at se på sin tid sådan, men husk på, at din måde at disponere tiden på er afgørende for, om du realistisk kan få løst de opgaver, som du allerede har påtaget dig.

Dette blogindlæg er et lille udkast fra en af kapitlerne fra min bog NUTIDEN AMAZONER, der udkom i 2019 og som du kan læse mere om HER